Todo síndico deve realizar pelo menos uma prestação de contas aos moradores por ano – na assembleia ordinária anual. É nela que os condôminos têm a confirmação de que o dinheiro que pagaram todos os meses foi revertido em benefícios para o condomínio como um todo. Ainda assim, é importante que outras formas de divulgação das finanças, mesmo que informais, sejam realizadas mensalmente. Afinal, trata-se da confiabilidade e transparência do responsável pela administração do condomínio.
Durante a assembleia ordinária anual as contas precisam ser aprovadas. Não sendo, o síndico poderá ter de pagar o excedente do próprio bolso, já que é o responsável pelos gastos e investimentos. “Na reunião, além de aprovadas as contas do período anterior, também pode ser feita uma previsão de gastos a serem aprovados, a Previsão Orçamentária do Exercício Futuro”, afirma Manuel Fernando Conceição, sócio-proprietário da Conquista Auditoria e Assessoria de Condomínios.
Resumo Mensal
Para cada público existe um conjunto de relatório apropriado para prestar contas. Aos condôminos, deve ser simples e direto, e é chamado de Prestação de Contas Resumida; já para o conselho fiscal, este deve ser detalhado, é chamado de Prestação de Contas Completa.
A Prestação de contas resumida deve conter no mínimo o demonstrativo das receitas e despesas, contendo os valores arrecadados, como eles foram gastos e o saldo na conta bancária do condomínio. Além disso, se o condomínio utilizar o sistema de rateio de despesas, sistema no qual a taxa de condomínio é variante de um mês para o outro, deve-se constar as despesas que serão rateadas no próximo mês e a fração utilizada para dividir o bolo.
Para o conselho fiscal
Já Prestação de contas Completa deve conter um Relatório de Despesas mais detalhado, contendo a destinação de cada centavo que saiu do condomínio e todos os documentos que comprovam esses gastos, as notas fiscais e cheques. Os demonstrativos de despesas podem conter os dados do mês anterior, para comparação. Desta forma, o conselho terá uma base para avaliar como foi o andamento dos gastos do condomínio, se aumentaram ou não.
Também deve conter de forma resumida os saldos das contas bancárias, da provisão do décimo terceiro e fundo de reserva e obras, quando existirem. Na hipótese de uma obra, é interessante separar as receitas, despesas e saldos da obra daquelas do dia-a-dia do condomínio.
Além das despesas, o relatório deve ter a descrição das receitas do condomínio. Como a única fonte, normalmente, é o pagamento da taxa mensal, pode-se constar a quantidade de boletos liquidados, e a relação dos apartamentos ou casas que estão em débito. Neste caso, é necessário ter a cautela de divulgar apenas para condôminos, a fim de não expor o inadimplente a constrangimentos. Além de haver desgaste com os administradores, pode gerar problemas judiciais.
Condôminos
Para melhorar a transparência das prestações de contas, Manuel Fernando Conceição, sócio-proprietário da Conquista Auditoria e Assessoria de Condomínios, cobra maior participação dos condôminos: “Seria interessante haver um aumento de interesse por parte dos moradores, pois hoje o poder de decisão se concentra nas mãos de poucas pessoas dentro do condomínio. Assim corre-se o risco de ter um síndico ou alguém ligado à administração que não seja idôneo e possa lesar o condomínio”, define.
Da Redação do LicitaMais
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